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写真家プログラマーKのIT効率化術

前提をしつこいくらい確認する

今回は、コミュニケーションのおはなし。

自分が関心があることや、担当の業務のことについてずっと考えていると、
前提となる知識、条件、制約などを当たり前のものと思ってしまうことがあります。

他人と話すときに、その前提は共有できている、と勘違いしてしまう(たとえ無意識であっても)と、
相手にとっては前提なしに話されることになるので、あたまが混乱します。

そして、コミュニケーションがうまく取れない、と言った問題が発生してしまいます。

自分が伝えたいことをきちんと伝えるには、
前提をしつこいくらい確認することが重要です。

一度説明したからといって、相手がそれを覚えているとは限りません。

何度も何度も確認するくらいでよいのです。

「もうわかってる」「知ってる」と言われるかも、と余計な心配をする必要はありません。

足りないよりも、多すぎるほうがマシです。

「ご存知かと思いますが、念のため…」と一言付け加えて説明すればよいのです。

特に、「すでに相手と共有できているだろう」と勘違いしやすいものには、

  • バックグランド(背景)
  • 目的
  • 言葉の定義

などがあります。

バックグランド(背景)

そもそもどういう経緯で現在の状況になっているのか、
ということが共有できていないと、
目標を定める際にも、方向性の齟齬が出てきます。

特に、予算、スケジュール、政治的な背景などの制約についての情報は、
漏れがないように共有することが重要です。

条件も、確認漏れがないようにしましょう。

〇〇の場合は、△△。
と言った場合の、〇〇の部分です。

特に、結論の△△が数字だった場合、
〇〇が伝わらずに、数字だけが独り歩きしてしまう場合があるので、注意が必要です。

目的

例えば、あなたが同僚や部下に資料の作成をお願いする場合。

資料を読む対象者は、どういった知識を持っていて、どういう目的を持って、
その資料を読むのか。
などの情報を共有しておかないと、目的は達せられません。

目的が正しく共有できていないと、
そのことに気づくまでに行った作業がすべて無駄になってしまう可能性があります。

言葉の定義

言葉の定義があいまいだと、
同じ言葉を使っていても、各人のあたまのなかに思い描くイメージに違いが出てしまい、
コミュニケーションミスが発生する場合があります。

例えば、「きちんと」とか「成功」とか「今日中」とか「重要」とか「お客様」などの言葉が、
何を指しているのか、数字を使ったり、より具体的な表現で伝えましょう。

まとめ

自分は常にそのことについて考えていますが、
他の人はそのことについては全くといっていいほど考えていないのです。

つまり、知識レベルに差があるのです(どちらが賢いとか偉いとかそういう話ではありません)。

その知識レベルの差を埋める作業が必要です。

それを行うのは伝える側の仕事です。

前提をしつこいくらい確認して、コミュニケーションミスを防いでいきましょう。

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