Photo x Programming

写真家プログラマーKのIT効率化術

メール添付はやめましょう

さて、今日は「メール添付はやめましょう」というテーマでお送りします。

メールで連絡するときにファイルを一緒に送りたい場合、

メールに添付して送っていませんか?

そのやり方は、ちょっと古いです。

今は、便利な環境が整っているので、

別のやり方をオススメします。

■メール添付の問題

メールは、基本的には、一度送信してしまうと、

送信を取り消したり、送ったメールを削除することはできません。

つまり、

「間違えると取り返しがつかない」

ことが問題の原因です。

例えば、

添付するファイルを間違えた場合に、

そのファイルが相手に渡ってしまいます。

提出用のファイルと間違えて社内向けのファイルとが

先方に渡ってしまった、という失敗談をよく聞きます。

また、

宛先間違いもあります。

別のお客さん向けのファイルを送ってしまったり。

こういった失敗をしてしまうと、

誤ってファイルの削除をお願いする以外に方法はなく、

ちゃんとファイルを削除してくれたかどうかは確認できません。

もうひとつの問題として、

添付ファイルの最大サイズに制限を設けている会社があります。

大きなファイルを添付するとエラーで相手に届かなかった、ということも。

■Dropboxのファイル共有機能を使う

おすすめの方法は、Dropboxなどのファイル共有サービスを使います。

送りたいファイルのファイル共有を設定して、

そのリンクをメールで送ります。

そうすれば、メールを送ったあとでも

間違いに気づけば、ファイル共有のリンクを無効化するだけで

相手に間違ったファイルが渡ることはありません。

もちろん、相手がダウンロードしてしまえば、

メールと同じく、削除をお願いするしかないのですが、

間違いは、なぜかメールの送信ボタンを押した瞬間に気づくものです。

この方法なら、ファイルサイズの問題も解決できます。

ぜひ、試してみて下さい!

Facebookでコメントする